CLOUD-GATE – калитка в легкий бизнес без боли

Многие вещи люди делают не потому, что так эффективно, а потому что так принято. В какой-то момент мы задумались и перевели наш офис в облако. Это позволило нам полностью поменять организационную структуру, переформатировать бизнес и сэкономить на этом в 3 раза! Мы «расшили» узкие места, мы получили доступ к дешевым ресурсам, мы на порядок повысили надежность, а еще мы забыли про те «боли», которые постоянно нас мучили в связи с архаичностью нашей ИТ инфраструктуры. Мы поняли, как это круто, и решили дать такую возможность другим бизнесам - cоздали Cloud-Gate. (Арсений Белоусов - сооснователь проекта Cloud-Gate.ru)

Хотим поделиться опытом внедрения облачных технологий в бизнес процессы компании РИТМ-ИТ при переходе к новой оргструктуре компании, где большинство процессов сейчас исполняется удаленно.

Немного о нас: "РИТМ-ИТ" - интернет проект известной российской компании ASA Production, специально созданный в начале 2000-х для обслуживания корпоративных запросов на ИТ решения, оборудование и программное обеспечение, поступающих от российских и иностранных компаний, относящихся к секторам Enterprise, SMB+ и SMB. Позднее РИТМ-ИТ стал самостоятельной компанией накопившей богатую коллекцию успешных внедрений, наград и звездных клиентов.

Что у нас было:

До старта проекта у нас было несколько офисов и склад, которые располагались удаленно. Вся инфраструктура базировалась на серверах, которые были установлены в выделенном помещении, телефония была привязана к местной АТС (функционал которой был ограничен) и прокинута через VPN между офисами и складом. Все серверное оборудование было подключено к энергосети здания НИИ, где мы арендовали площади, что часто приводило к сбоям электроснабжения и необходимости гасить серверы. Систему обслуживали системные администраторы под руководством ИТ-директора компании. Инфраструктура формировалась эволюционно и имела в своем составе оборудование разных годов выпуска. Программное обеспечение, как у партнера Майкрософт было всегда самое актуальное, что постоянно требовало обновлений и, следовательно, устранения конфликтов после них. Сотрудники работали в офисе и на складе.

Почему решили меняться:

1. Большие капитальные затраты на поддержание работоспособности системы. Мы были не готовы покупать новые серверы, так как в нашем случае всегда оставалось «слабое звено» в виде тех серверов, которые еще работали, что сводило на нет общую устойчивость системы. Надо было все менять сразу, а это было для нас невозможно по причине запредельного бюджета и фактической остановки работы компании на неопределенный срок.
2. При переезде части компании в новое помещение, мы столкнулись с проблемой отсутствия подходящих помещений под серверную, удовлетворяющих требованиям электропитания,  охлаждения, доступа и шумоподавления. Хранить серверы у себя  оказалось очень дорого и сложно.
3. Мы не могли гибко менять состав персонала, так как это требовало оперативного расширения или сужения офисного фонда, что мы не всегда могли обеспечить. В результате мы или теряли часть бизнеса, или несли допрасходы на излишние помещения.
4. При сокращениях персонала у нас оставалось много мебели и техники, которую нам надо было хранить и платить за это. Под хранение мы даже сняли склад, где часть оборудования и мебели погибла, помеченная котами, которые почему-то облюбовали наши кресла, а на компьютерах самоутверждались.
5. Сотрудники низшего и среднего звена с фиксированными навыками и квалификацией очень критичны к уровню зарплаты, так как они вынуждены тратить свое время на дорогу и работу в офисе, лишая свою семью своего внимания 5 дней в неделю. При этом уровень зарплаты по мнению этой категории работников не компенсирует их потери, что, к сожалению, сказывается на мотивации. Компания при этом с учетом всех налогов все равно платит огромные деньги за неэффективный труд. У нас был неоправданно большой фонд оплаты труда, а это одна из основных статей расходов компании, которая к тому же наряду с налогами самая критичная по рискам.
6. Трудно подбирать персонал, так как в доступе только согласные на всё, вечно недовольные нигилисты, которые скорее обеспечивают текучку и негативные сплетни, чем решение задач бизнеса. Всегда не хватало людей.
7. Работа в офисе, когда все рядом, позволяла многие бизнес процессы годами не отлаживать, так как сотрудники сами их ситуативно выстраивали, часто перераспределяя между собой дела и ответственность во вред результату. Это было сложно контролировать и управлять этим из-за отсутствия «следов» коммуникаций. Всегда было много «косяков».
8. Мы годами вынуждено отказывались от новых продуктов и внедрений, проигрывая конкурентам в сервисах и эффективности, так как не могли их «приземлить» на нашу допотопную ИТ инфраструктуру.
9. Мы не могли передать часть работ внешним исполнителям, так как те постоянно сталкивались с не задокументированными «особенностями» нашей системы, ключ от которых был голове сисадмина, ключ от которой он периодически терял.
10. Наша работа стала чередой кризисов и боли, которые забирали все силы, не оставляя их на бизнес.

Тогда мы поняли, что где ни потяни, везде рвется. Надо менять всё сразу или медленно деградировать.

Мы подошли к стратегическому решению, как вести бизнес, и что это системный вопрос, который был кандалами прикован к серверной гире.

Нам очень повезло в том, что мы были специалистами в ИТ и что мы до этого сделали много подобных проектов для других. Правда это были крупные проекты для очень известных компаний, а комплектного решения для малого и среднего бизнеса у нас еще не было. Мы начали его делать, проверять и тестировать на себе, используя поддержку партнеров-вендоров, за которую мы им премного благодарны! В результате получился  проект Cloud-Gate, сразу отмеченный многими экспертами как лучший в своей нише.

Что мы получили с Cloud-Gate:

1. Одномоментное и безостановочное для основного бизнеса внедрение
2. Новую оргструктуру компании, не привязанную к возможностям ИТ инфраструктуры, которую можно динамично менять под потребности бизнеса
3. Новую ИТ ифраструктуру, которую не надо обслуживать и которая всегда самая современная, при этом на порядок надежнее, чем своя
4. Новые Бизнес процессы, которые нам пришлось упростить и регламентировать, так как при удаленной работе по-другому нельзя, что в итоге привело к повышению их результативности
5. Новые бизнес сервисы, которые мы, наконец, внедрили,  повысив стандарты и качество работы
6. Очередь из квалифицированных и мотивированных кандидатов на работу, при этом с более скромными запросами.
7. Сокращение офисного фонда до размеров необходимых складу и персоналу, работающему с первичкой и товаром
8. Отсутствие офисных рабочих мест, отсутствие забот по их оснащению, содержанию, аттестации
9. Здоровый дух в коллективе, так как не стало склок и конфликтов. Когда всё удаленно, нет повода и лишней информации для обид и ссор. Все хотят казаться лучше и легче скрыть слабости. Выросла взаимовыручка и мотивация. Оказалось, что удаленно люди работают больше и эффективней, так как им некуда спешить и бежать. При этом всё добровольно.
10. Расходы на бизнес из капитальных стали плановыми и операционными. Они стали в разы меньше и ими стало возможно управлять в разрезе месяца.

И всё это мы получили с Cloud-Gate, которая стала настоящей калиткой в новую модель ведения бизнеса, бизнеса без боли.