Автоматизация бизнес-процесса с распределёнными офисами продаж
Справка о заказчике
Группа компаний «ПРИНТСНАМИ» предлагает комплексные решения для полиграфии, подобранные и оптимизированные в соответствии с требованиями клиента. Многолетний опыт и постоянная модернизация бизнес-процессов позволяют предлагать клиентам широкий спектр услуг на основе полиграфических технологий в соответствии с текущими тенденциями рынка.
Компания находится в Москве, имеет филиалы в Краснодаре и Санкт-Петербурге.
Проблемы
Рынок полиграфических услуг очень конкурентный. Руководство компании понимало, что в борьбе за клиентов надо снижать цены, сокращать сроки и повышать качество выполнения заказов. Основная задача — наладить бизнес-процесс массового выполнения заказов.
Как обеспечить загрузку производственных мощностей? - первый вопрос, который волновал меня после закупки дорогой печатной машины. Придумал несколько «изюминок», которые позволяли при расчёте цены заказов учитывать время загрузки машины. Чтобы снизить простои и затраты на переналадку оборудования требовалось организовать оперативное взаимодействие «продавцов» и «печатников». И «закупщики» должны не на склад бумагу закупать, а сразу в производство.
Каждый день устраивал планёрки и «разборы полётов», собирал отчёты продавцов, выдавал задания в производство, на закупку материалов. Пытался мотивировать сотрудников процентом с продаж. Однажды в конце месяца после всех выплат задумался – я имею бизнес или бизнес имеет меня?
Мои «больные вопросы»:
1. Какие цены должны быть, чтобы покрыть затраты?
2. Какова структура дохода и в чём причина отклонений от плана?
3. Насколько реально загружены мои работники? Отрабатывают ли они свою зарплату?
Василий Белый
Директор ООО «ПРИНТСНАМИ»
Почему выбрали GPR
Требовалась недорогая система, которая автоматизирует поиск заказчиков, продажи, закупки комплектующих и материалов, производство и доставку. Система GPR автоматизирует бизнес-процесс на всём его протяжении и обеспечивает управление ходом бизнес-процесса, документооборот и управленческий учёт ресурсов.
Определяющими факторами при выборе системы GPR стали:
-
Полнота функционала.
-
Доступность для руководителя оперативной подстройки в соответствии с изменениями в бизнес-процессе.
-
Возможность подключить к единой системы филиалы через «облако».
Управлять в ручном режиме можно, но недолго. Нужна система автоматизации.
... Познакомился с некоторыми CRM-ками и самоделками от 1С. Польза от этих программ очень локальна. Меня же в первую очередь интересовала возможность управлять реальной доходностью как отдельных заказов, так и всего бизнеса в целом. А для этого надо учитывать все затраченные ресурсы, включая загрузку машин и труд сотрудников.
Как-то вышел я на сайт www.GPR.ru! Зацепила там мысль, которая раньше не приходила мне в голову: «Бизнес - это конвейер по производству прибыли». Задумался. Конвейер – это, конечно, здорово, но у нас каждый заказ уникален. И расчёты у нас непростые – куча разных материалов, производственных операций, разные системы скидок, нормативы расхода бумаги, переналадка и пр. И откаты надо учитывать и доставку и прочие накладные расходы.
Решил попробовать сам. Скачал, установил, прокрутил заказ: цену на основании себестоимости калькулирует, ком. предложения создает, и счета, и тех.задания, и склад материалов ведёт, и работы сотрудников учитывает. Не скрою, тогда я был приятно удивлён. Вот уж действительно всё в одном флаконе!
Но всё-таки процесс мне надо немного по-другому заточить. Второй раз я был приятно удивлён, когда смог сам по-другому перераспределить работы сотрудников, изменить маршруты движения документов.
Оказалось, что всё это работает в «облаке»! Я скинул ссылку своему коллеге в нашем краснодарском филиале и он сразу смог подключиться к системе. Вместе мы и приняли решение: будем автоматизировать свой бизнес-процесс с GPR.
Василий Белый
Директор ООО «ПРИНТСНАМИ»
Как настраивали систему
Бизнес-процесс заказчика существенно отличался от готового решения, поэтому потребовалась настройка системы автоматизации. Эта работа проводилась в форме совместного проекта. За его реализацию были назначены ответственные со стороны заказчика и со стороны исполнителя.
Очень ценным для нас оказалось непосредственное участие в проекте директора компании «ПРИНТСНАМИ». Уровень зрелости основного бизнес-процесса позволил сразу приступить к его формализации.
Пользуясь нашей инструкцией, заказчик самостоятельно описал свой бизнес-процесс в виде Регламента работ. Исходя из нашего опыта автоматизации похожих предприятий, мы предложили несколько улучшений.
На основании Регламента работ мы настроили систему автоматизации бизнес-процесса «под ключ».
1. Настроили управление потоком работ.
2. Определили контур учёта взаиморасчётов с заказчиками и поставщиками, учёта движения материалов, выполненных сотрудниками работ.
3. Определили статусы документов и настроили их шаблоны.
4. Настроили классификатор продукции, услуг, материалов и производственных операций.
5. Импортировали базу клиентов.
Руслан Натаров
Руководитель проектов GPR
В принципе, настройку системы на наш бизнес-процесс мы могли выполнить сами. Но делать это в фоновом режиме было проблематично. Решил заказать услугу по настройке.
Надо признать, что настроить за 10 дней, как обещали, не получилось. Правда и то, что мы по ходу несколько раз меняли описание процесса. Для меня было важно, что коллеги из ГПР оказались готовы к тому, чтобы искать и предлагать лучшие варианты достижения наших целей.
Через месяц я получил систему, полностью настроенную в соответствии с моим бизнес-процессом и готовую к эксплуатации.
Вот оно – счастье! Заказы калькулируются, документы составляются, заказчики группируются в соответствии с состоянием заказа , материалы закупаются на основания текущих заявок от производства, производственные операции учитываются, взаиморасчёты контролируются и даже бонусы начисляются. Я могу ехать в Сочи и оттуда за всем наблюдать!
Василий Белый
Директор ООО «ПРИНТСНАМИ»
Как внедряли
Ни один переход на новую технологию не происходит мгновенно и безболезненно. С целью освоения сотрудниками системы автоматизированного бизнес-процесса была проведена тестовая эксплуатацию системы в течении 10 рабочих дней. Каждый сотрудник в соответствии со своей ролью в бизнес-процессе несколько раз выполнил все свои операции, предусмотренные регламентом работ.
По результатам тестовой эксплуатации были внесены изменения в бизнес-процесс и сделана донастройка системы в соответствии с этими изменениями.
Тестовая эксплуатация выявила несколько проблемных мест в бизнес-процессе, которые были устранены по ходу тестовой эксплуатации. В частности операции по резервированию закупленных материалов были переданы от кладовщика к логисту, менеджерам по продажам добавлена операция по сверке взаиморасчётов с заказчиком перед выдачей готового заказа.
Руслан Натаров
Руководитель проектов GPR
Счастье пришло, но несколько позже. Перед наступлением счастья был этап внедрения. Довольно краткий, но эмоциональный. Сопряжение отличной автоматизированной системы и моих замечательных сотрудников – пожалуй, это была самая большая трудность во всём проекте.
В один прекрасный понедельник мы приступили к работе «по-новому». Дня три на фирме была катастройка: не все сотрудники одновременно включились в процесс, были и попытки «саботажа». Но разобрались. Примерно через неделю почувствовали , что эта система реально облегчает жизнь, а через две недели уже удивлялись, почему раньше её не использовали.
Василий Белый
Директор ООО «ПРИНТСНАМИ»
Через три месяца
Система GPR – это инструмент, дающий серьёзные конкурентные преимущества, но это только инструмент. Насколько он будет полезен зависит от пользователей системы.
Утренние планёрки отпали: ход процесса по каждому заказу всегда виден на экране. Раньше на калькуляцию заказов, на составление предложений, договоров, счетов, актов, нарядов, заданий уходили часы, на их согласование – дни. Теперь – это минуты.
Уже накопилась статистика и я занялся анализом того, что и как влияет на доход. В разных разрезах можно посмотреть продажи продукции, закупки материалов, оплату труда сотрудников.
Система незаметно так, фиксирует все бизнес-операции по дням, по сотрудникам, по заказам. Я вижу среднее время выполнения различных операций. Скоро приступлю к нормированию.
Интересный показатель – доля производительного труда. У некоторых менеджеров он оказался около 20%. То есть 80% времени эти ребята груши околачивают, мягко говоря! Начал думать, может ребята здесь не причём, а это процесс у меня не достаточно хорошо организован.
Добавил в бизнес-процесс новую работу – рассылку информационных писем нашим старым клиентам и клиентам наших конкурентов. Теперь каждый менеджер формирует целевые группы и каждый день отправляет по 20 персональных писем. Наблюдаю рост числа запросов и отправленных ком.предложений в 1,5 раза, по сравнению с предыдущим месяцем.
Василий Белый
Директор ООО «ПРИНТСНАМИ»
Мне нравилось вникать в работу предприятия «ПРИНТСНАМИ». Из суеты мы вместе выстроили и запустили бизнес-конвейер. Каждое успешное внедрение системы GPR - это наша победа! Она обязательно приходит, если мы правильно понимаем потребности и возможности заказчика.
Я рад, что работа сотрудников «ПРИНТСНАМИ» стала более успешной и комфортной.
Руслан Натаров
Руководитель проектов GPR
Итоги через два года
Мой выбор системы GPR оказался правильным. В этой системе за два года мои сотрудники выполнили 3984 заказа, сформировали 40080 документов, выполнили 71635 бизнес-операций. Сумму дохода оглашать не буду. Его рост просто несопоставим с затратами на систему GPR.
Сотрудники уже не представляют как можно работать без системы автоматизации. Так как все работают в одной системе через интернет, мы решили отделиться от цеха и переехали в новый офис: поменьше и поближе к заказчикам.
"Внутренняя" жизнь стала как-то спокойнее и демократичнее. Наверное, потому, что я стал меньше командовать, а больше планировать и регулировать.
Курс на снижение цен в борьбе за клиентов тоже оказался верным. После автоматизации бизнес-процесса штат сотрудников, задействованных в выполнении заказов, сократился почти в 2 раза! Отказались от сметчиков, потому что калькуляция заказов полностью автоматизирована и с этим вполне справляются продавцы. Отказались от «начальника транспортного цеха». Менеджер по закупкам теперь называется "логистом", он не только работает с поставщиками, но и формирует маршруты автомобилей по доставке материалов в производство и готовой продукции клиентам. Материалы закупаются и сразу резервируются под заказ. Запасов на складе теперь почти нет, поэтому одного кладовщика сократили.
Установили для каждого сотрудника две ставки – ставка рабочего времени и ставка производительно труда. Выполненные операции по бизнес-процессу теперь оплачиваются по повышенной ставке, а простои – по пониженной. Средняя загрузка сотрудников выросла с 20 до 55 процентов.
Таким образом, количество сотрудников уменьшилось, производительность выросла, зарплата каждого увеличилась.
Сейчас появилась новая бизнес-идея. Думаю её реализовать тоже с помощью системы GPR.
Василий Белый
Директор ООО «ПРИНТСНАМИ»
Затраты на систему GPR составили 296 тыс. рублей, включая стоимость бессрочной лицензий на 20 пользователей - 156 тыс. рублей и стоимость работ по настройке - 140 тыс. рублей. После окончания гарантийного срока 6 месяцев заказчик самостоятельно вносил изменения в систему в связи с совершенствованием своего бизнес-процесса.
Достигайте большего. Меньшими средствами.
www.gpr.ru
