Совладелец и руководитель компании  "АСК-ГРУПП"  Андриященко Денис Владимирович имеет обширные инженерно-технические компетенции  и опыт в области производства конвейеров различных видов. В ходе выполнения множества заказов выкристаллизовалась своя  технология взаимодействия с заказчиками, поставщиками и производственниками.

В связи с реорганизаций бизнеса была сформирована новая команда из молодых специалистов и поставлена  задача меньшим числом сотрудников выполнять прежний объём заказов. При этом возникла проблема передачи уникальных знаний и опыта новым сотрудникам.

При переезде в новый офис  столкнулись с проблемой отсутствия подходящего сервера. Покупать новый?  Выделять помещение под серверную,  искать сисадмина? Дорого и сложно.

Приняли решение: регламентировать и автоматизировать бизнес-процесс, желательно в «облаке».

Были рассмотрены три альтернативы:

1. SAP Business One. Срок внедрения  3 - 4 месяца,  настройка бизнес-процесса - около 2 млн.  руб., подписка в облаке - 4500 руб. в месяц за пользователя,  доработка и сопровождение  - 3500 руб./час.
2. 1С:ERP.  Срок внедрения от 2  месяцев, разработка на платформе 1С  - 450 тыс.  руб., подписка в облаке - 1200 руб. в месяц за пользователя,  сопровождение  - 2700 руб./час.
3. GPR:Производство на заказ.  Срок внедрения 1 месяц, настройка бизнес-процесса - 95 тыс.  руб., сервис в облаке - 1600 руб. в месяц за пользователя,  сопровождение  и совершенствование включено в сервис.

Главные аргументы, которые определили выбор в пользу GPR, были следующие:

1. Возможность реализации в системе GPR основных преимуществ бизнес-процесса «АСК-ГРУПП»:

• Организация взаимодействия проектировщиков  с  производственными участками и поставщиками комплектующих.
• Включение алгоритма расчёта стоимости конвейера в формирование коммерческих предложений.

2.Бизнес-процесс компании  уникален, он развивается и совершенствуется. Вслед за этими изменениями должна  меняться и система автоматизации. Не надо думать, где найти специалиста и сколько это будет стоить. Всё включено в сервис «GPR в облаке».

 

Как автоматизировали бизнес-процесс

Борис Андреев, руководитель GPR.

Мы продемонстрировали несколько типовых решений , но ни одно из нихне соответствовалов должной мере бизнесу «АСК-ГРУПП».

Приняли решение настраиватьсистему GPR в соответствии с описанием бизнес-процесса, которое составит сам заказчик.

Руководитель «АСК-ГРУПП» Вячеслав Кравцов по нашей инструкции «Как описать свой бизнес-процесс» сделал описание. На его основе мы нарисовали схему бизнес-процесса и составили Регламент работ.

После этого, дважды обсуждали с ключевыми сотрудниками схему ирегламент с целью оптимизации процесса и учёта всех альтернативныхрезультатов работ.

Далее, в соответствии с Регламентоммы настроили автоматизированный бизнес-процесс: отладили управление потоком работ, определили типы документов, их свойства и шаблоны, настроили контур управленческого учёта, номенклатуру продукции, услуг, материалов и производственных операций, импортировали базу клиентов из CRM.

Затем создали в облаке виртуальный сервер, установили нанём систему автоматизациии предоставили сотрудникам заказчика доступ к ней для тестовой эксплуатации.

Мы провели двух часовое занятие по обучению приёмам работы в системе GPR. Сотрудники «АСК-ГРУПП» один час в день в течение  недели уделяли  освоению  автоматизированного бизнес-процесса.

•  

Таким образом, с момента начала описания бизнес-процесса прошло ровно 4 недели.

 

Через год

В автоматизированном бизнес-процессе «АСК-ГРУПП» работают два менеджера по продажам, куратор проектов, два инженера-конструктора, снабженец и начальник производства.  Каждый имеет своё рабочее место, «заточенное»  под его роль в бизнес-процессе.

Система GPR «двигает» заказы согласно регламенту бизнес-процесса, формирует приоритетную очередь работ для каждого сотрудника, сигнализирует о просрочках в завершении работ.

Сотрудники оперативно калькулируют заказы по алгоритму Дениса Владимировича, автоматически создают коммерческие предложения, договоры, акты и прочие документы  по стандартам «АСК-ГРУПП».

Часто сотрудники работают  из дома, с дачи, в транспорте. Главное,  что эти работы выполняются в соответствии с регламентом бизнес-процесса, который является  «ноу хау» компании  «АСК-ГРУПП».

Кравцов В.И., Генеральный директор ООО «АСК-Групп»

Автоматизированный бизнес-процесс обходитсянам в 11200 руб. в месяц.

Именно столько стоит сервис «GPR в облаке» на 7 пользователей. При этом у нас нетникаких затрат на хранение сервера, содержание сисадмина и сопровождение автоматизированного бизнес-процесса. Очевидная экономия составляет минимум 30 000 рублей в месяц.

Но даже не это главное. Основное преимущество «GPR в облаке» в том, что система автоматизации развивается и совершенствуется вместе с нашим бизнесом. Сегодняшний наш бизнес-процесс отличается от того, что я описалгод назад при внедрении GPR. Мы пересмотрели распределение работ между сотрудниками, так чтобы фактическая загрузка была равномерной. Изменилиалгоритм расчёта стоимости конвейеров, так как появились новые типы изделий. Потребовалось добавить новые типы документов«Заявка на доставку» и «Рекламация» и настроить для них шаблоны. Ввели расчёт премий сотрудников в зависимости от доходности выполненных заказов.

Все эти изменения нашли своё отражение в нашей системе автоматизации. Мне не пришлось искать, кто это сделает и думать, сколько это будет стоить.

Считаю, что «GPR в облаке» - это одна самых удачных наших находок.

 

Андриященко Д.В., Совладелец, руководитель ООО «АСК-Групп»

Что изменилось после, того как заработал наш «бизнес-конвейер? Мы действительно стали выполнять больше заказов меньшим числом сотрудников. Повысилась производительность каждого сотрудника и бизнес-процесса в целом. После реорганизациинаши зарплаты выросли почти в два раза.

Безопасность данных – очень важный для меня вопрос. Я имел печальный опыт, когда уволенный сотрудник снялвсе коммерческие данные с локального сервера и ушёл с ними к конкуренту.

Теперь я уверен, чтоиз облака базы никто не скачает. При этом у меняесть возможность при необходимости развернуть систему автоматизации на локальном компьютере иработать в автономном режиме.

Наконец у меня появилось свободное время. Не надо ежедневно давать поручения и контролировать их выполнение: работы выполняются заданным образом. Появилось время подумать о том, как мультиплицировать наш бизнес в регионах. Ведь наше «ноу хау», вложенное в «GPR в облаке», - это почтиготовая франшиза.